「飲食店を経営しているけれど、帳簿をつけていないことに不安を感じていませんか？」
飲食店を経営していると、売上管理や仕入れ、在庫管理など、やるべきことが山積みです。そんな忙しい毎日の中で、ついつい後回しにしてしまいがちなのが帳簿付けです。でも、実は帳簿をつけていないと、思わぬところで大きな損失を被るかもしれません。
税務署から突然の税務調査が入ったり、融資を受けようと思ったときに必要な書類が揃っていなかったり、あなたの飲食店の未来に暗い影を落とすことになりかねません。
でも大丈夫です。この記事では、帳簿をつけていない飲食店がどのような影響を受けるのか、そして今からでも取り組める帳簿の付け方や、クラウド会計ソフトの活用方法などを詳しく解説していきます。帳簿付けに苦手意識を持っている方も、この記事を読めば、簡単に実践できるようになるはずです。
飲食店の経営者として、お店の未来を明るいものにするためにも、ぜひ最後までお付き合いください。きっと、あなたの不安や悩みが解消されるはずです。
飲食店が帳簿をつけていない場合の影響
① 青色申告の取り消しの可能性
飲食店が帳簿をつけていない場合、最も大きな影響の一つが青色申告の取り消しです。青色申告は、正規の簿記の原則に基づいて帳簿を記帳し、正しい所得金額を計算して申告する制度です。そのため、帳簿をつけていないことが発覚すると、青色申告の承認が取り消されてしまう可能性が高くなります。
青色申告を取り消されると、65万円の特別控除が受けられなくなるほか、純損失の繰越控除や繰戻還付、特別償却など、さまざまな税制上の特典が適用されなくなります。これにより、本来受けられるはずだった節税効果を失い、税負担が増加することになるでしょう。
さらに、一度青色申告が取り消された場合、再度青色申告の承認を受けるには、取消しの翌年分以後2年間は白色申告をしなければなりません。つまり、帳簿をつけていなかったために青色申告を取り消されてしまうと、その影響が長期的に及ぶことになるのです。
② 追徴課税のリスク
帳簿をつけていない飲食店は、追徴課税を受けるリスクが高まります。追徴課税とは、本来申告・納税すべきだった税額が申告漏れや計算誤りなどにより不足していた場合に、税務署から追加で徴収されることを指します。
帳簿が存在しない、あるいは不備がある状態では、売上や経費の正確性を証明することが困難です。そのため、税務調査において申告内容に疑義が生じた場合、追徴課税が課されることになります。追徴課税額は、無申告加算税や延滞税なども加算され、高額になることが少なくありません。
追徴課税が発生した場合、事業主は予期せぬ資金繰りの悪化に直面することになります。飲食店は日々の売上が資金繰りに直結する業種であるだけに、追徴課税による資金繰りへの影響は深刻なものになりかねません。
③ 消費税の仕入税額控除が受けられない
消費税の仕入税額控除を受けるためには、帳簿と請求書等の保存が必要不可欠です。しかし、帳簿をつけていない飲食店は、仕入税額控除の適用要件を満たさないため、控除を受けることができません。
仕入税額控除とは、飲食店が仕入れた際に支払った消費税額を、売上に係る消費税額から差し引くことで、納付すべき消費税額を減らすことができる制度です。飲食店は仕入れの際に多くの消費税を支払っているため、仕入税額控除を受けられないことは、大きな損失につながります。
また、令和5年10月から適格請求書等保存方式（インボイス制度）が開始されます。これにより、仕入税額控除の適用要件がさらに厳格化されることになります。帳簿をつけていない飲食店は、インボイス制度への対応も困難となり、消費税の負担がさらに増加することが予想されます。
④ 推計課税による不利な税額算定
帳簿がない場合、税務署は申告内容の適正性を判断する材料を失います。そのため、税務署側で売上金額や所得金額を推計して課税することになります。これが、推計課税と呼ばれる課税方法です。
推計課税が適用されると、同業者の平均的な所得率や資産の増減などから所得金額が算出されます。しかし、この推計による算定は、実際の所得よりも高めに設定されることが多く、結果として多額の税負担を強いられる可能性が高くなります。
推計課税は本来、帳簿書類の提示がない場合の最終手段として用いられるものです。しかし、一度推計課税が適用されると、納税者側が実際の所得を立証するのは容易ではありません。帳簿をつけることは、このような不利な状況を避けるためにも重要なのです。
飲食店の帳簿の付け方
① 現金出納帳の重要性と作成方法
現金出納帳は、飲食店における現金の出入りを記録する帳簿であり、日々の売上や支払いを把握するために欠かせません。現金出納帳をつけることで、店舗運営に必要な現金の流れを正確に管理し、資金繰りを安定させることができます。
現金出納帳の作成方法はシンプルです。まず、現金の受け取りと支払いを発生順に記帳していきます。受け取りの欄には売上やその他の収入を、支払いの欄には仕入れや経費、銀行預入などを記入します。そして、それぞれの金額を合計し、最終的な現金残高を把握します。
現金出納帳は毎日つけることが理想的ですが、忙しい飲食店では週次や月次での記帳も選択肢の一つです。ただし、レシートや領収書などの証憑は確実に保管し、記帳漏れがないように注意しましょう。
② 手書きで始める帳簿付けのポイント
飲食店の帳簿付けは、最初は手書きで始めるのがおすすめです。手書きの帳簿付けは、取引内容を一つ一つ確認しながら記帳できるため、経営状況を正しく理解することができます。
手書きの帳簿付けで重要なのは、正確性と継続性です。数字の誤りや記帳漏れがないよう、丁寧に記帳することを心がけましょう。また、帳簿付けを習慣化し、毎日コツコツと記帳を続けることが大切です。
手書きの帳簿付けに慣れてきたら、徐々に勘定科目の区分を細かくしていくことをおすすめします。例えば、仕入れを食材と飲料に分けたり、光熱費を電気代とガス代に分けたりすることで、より詳細な経営分析が可能となります。
③ 領収書やレシートの整理方法
帳簿付けに欠かせないのが、領収書やレシートなどの証憑類の整理です。領収書やレシートは、取引の証拠となる大切な書類であり、帳簿の裏付けとなるものです。
領収書やレシートは、日付順に並べて保管するのが基本です。ファイルやクリアホルダーを用意し、月ごとにまとめるのも効果的でしょう。また、領収書やレシートには内容を記載し、帳簿との照合がしやすいようにしておくことが大切です。
証憑類はすぐに破損したり、色あせたりすることがあります。大切な領収書やレシートはコピーを取っておくと安心です。最近は、スマートフォンで撮影し、デジタルデータとして保存する方法も一般的になってきました。
④ 銀行口座の管理と預金出納帳の作成
現金出納帳と並んで重要なのが、預金出納帳の作成です。預金出納帳は、銀行口座の入出金を記録する帳簿で、店舗の資金の状況を正確に把握するために欠かせません。
預金出納帳の作成は、銀行口座の通帳やネットバンキングの入出金明細を見ながら行います。入金の内容（売上入金、借入金の受け取りなど）と出金の内容（仕入れ代金の支払い、経費の支払いなど）を丁寧に記帳していきましょう。
飲食店では、クレジットカードやQRコード決済など、キャッシュレス決済を導入するケースが増えています。キャッシュレス決済の入金は、一定期間ごとにまとめて銀行口座に振り込まれるため、預金出納帳での管理が特に重要となります。
クラウド会計ソフトの活用
① クラウド会計ソフトのメリット
近年、多くの飲食店でクラウド会計ソフトの導入が進んでいます。クラウド会計ソフトを活用することで、帳簿付けの効率化と自動化を図ることができます。
クラウド会計ソフトの最大のメリットは、いつでもどこでも帳簿にアクセスできることです。インターネット環境さえあれば、店舗でも自宅でも、スマートフォンやタブレットから帳簿の閲覧や入力ができます。複数店舗を運営する場合でも、リアルタイムで各店舗の経営状況を把握することが可能となります。
また、クラウド会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードなどの明細データを自動連携できるため、手入力の手間を大幅に削減できます。AIによる自動仕訳機能を使えば、取引内容の判断までソフトに任せることができ、帳簿付けの負担がグンと軽くなるでしょう。
② レシート撮影で自動仕訳する方法
クラウド会計ソフトの中には、レシートを撮影するだけで自動的に仕訳を行ってくれる機能を搭載したものがあります。この機能を使えば、面倒なレシートの入力作業から解放されます。
レシート撮影による自動仕訳は、OCR（光学文字認識）技術とAIを組み合わせて実現されています。ユーザーがスマートフォンでレシートを撮影すると、ソフトがレシートの内容を読み取り、適切な勘定科目に自動的に仕訳してくれるのです。
自動仕訳の精度は日々向上していますが、AIによる判断が適切でない場合もあります。そのため、ユーザーが仕訳内容を確認し、必要に応じて修正を加えることが大切です。レシート撮影による自動仕訳を活用しながら、自分の目で確かめる習慣をつけましょう。
③ 銀行明細の自動取り込みと仕訳
銀行明細のデータを自動的に取り込み、仕訳まで行ってくれるのもクラウド会計ソフトの魅力の一つです。ソフトと銀行口座を連携させることで、入出金データを自動的に取得し、適切な勘定科目に振り分けることができます。
銀行明細の自動取り込みには、全銀協が提供する「全銀EDIシステム」を利用するのが一般的です。事前に取引先との間で、振込の際の「EDI情報」（商品名や数量、請求書番号など）の記載ルールを取り決めておけば、より正確な仕訳が可能となります。
自動仕訳された内容は、ユーザーが確認し、必要に応じて修正を加えます。取り込まれたデータをもとに、現金出納帳や預金出納帳が自動的に作成されるため、4大帳簿の作成もグンと楽になります。
④ 資金繰りの見通し管理機能の活用
クラウド会計ソフトには、売上や支出の予測をもとに資金繰りの見通しを立ててくれる機能もあります。この機能を使えば、将来の資金ショートを未然に防ぐことができます。
資金繰り管理機能は、日々の取引データをもとに、今後の売上と支出を予測し、グラフや表で分かりやすく示してくれます。例えば、「2ヶ月後の資金残高がマイナスになる」といった警告を表示してくれるので、早めの対策を打つことが可能です。
資金繰り管理機能を活用するには、日々の帳簿付けを確実に行い、正確なデータを蓄積していくことが大切です。クラウド会計ソフトを使って日々のお金の流れを可視化し、先回りの備えを万全にしておきましょう。
また、資金繰り管理機能は、経営者の意思決定をサポートするツールとしても活用できます。例えば、設備投資や新店舗の出店など、資金需要が大きい場面での判断に役立ちます。シミュレーション機能を使えば、投資による資金繰りへの影響を事前に把握することができるでしょう。
クラウド会計ソフトの資金繰り管理機能を使いこなすことで、飲食店経営者は、日々の資金の状況や将来の見通しを常に把握しながら、安定的な経営を行うことができるのです。帳簿付けを通じて得られるデータを、経営判断に役立てていくことが重要です。
帳簿をつけていない場合の対処法
① 過去の取引記録の整理と帳簿作成
飲食店を経営していく中で、帳簿をつけられずにいた時期があるという方も少なくないでしょう。そのような場合、まずは過去の取引記録を整理し、可能な範囲で帳簿を作成することから始めましょう。
過去の取引記録といっても、クレジットカードの利用明細書や銀行の入出金明細、レシートの束など、様々な形で残っているはずです。これらの記録を集め、日付順に並べ替え、帳簿の形に整えていきます。
過去の帳簿作成は、時間と手間がかかる作業です。しかし、税務調査に備えるためにも、できる限り早期に着手することが大切です。記録が不十分な部分については、取引先への確認や推測でまとめるなど、最善を尽くしましょう。
② 税理士への相談とサポートの活用
飲食店経営者が一人で帳簿付けの遅れを取り戻すのは、簡単なことではありません。そのような場合は、税理士に相談し、専門家のサポートを受けることをおすすめします。
税理士は、税務や会計の専門家であり、帳簿の作成方法や税務処理に関する適切なアドバイスをしてくれます。過去の取引記録の整理や、不足情報の補完など、経営者の負担を軽減してくれるでしょう。
また、税理士に依頼することで、税務調査の際の対応もスムーズに進められます。調査官との折衝や必要書類の準備など、税理士が代行してくれるので、経営者は安心して調査に臨むことができます。
③ 税務調査に備えるための準備
帳簿が不十分な状態では、税務調査で指摘を受けるリスクが高くなります。税務調査に備えるためには、帳簿の整備とともに、関連書類の準備も欠かせません。
税務調査では、帳簿の内容を裏付ける証憑類（請求書、領収書、契約書など）の提示を求められます。これらの書類は、取引先ごとにファイリングするなど、整理しておくことが大切です。
また、税務調査では、事業の概要や経営状況についての説明を求められることがあります。事前に資料を準備し、質問に対する回答を用意しておくと、スムーズに対応できるでしょう。
帳簿管理の重要性と継続的な記帳のすすめ
① 正確な帳簿がもたらす経営メリット
飲食店経営において、正確な帳簿は欠かせない存在です。帳簿は、経営状況を正しく把握するための基礎となるデータを提供してくれます。
正確な帳簿があれば、売上や費用の推移を詳細に分析することができます。どの商品が売れ筋なのか、無駄な経費はないか、人件費の配分は適切かなど、様々な視点から経営の改善点を見つけ出すことが可能となるでしょう。
また、正確な帳簿は、融資や投資を受ける際にも役立ちます。金融機関や投資家に経営状況を的確に伝え、信頼を得ることができれば、資金調達の可能性が広がります。帳簿は、飲食店の成長を支える重要な基盤なのです。
② 定期的な帳簿チェックと修正の方法
日々の帳簿付けを習慣化しても、誤りやモレが発生することは避けられません。そこで重要なのが、定期的な帳簿チェックと修正の実施です。
具体的には、日次や月次で、現金や預金の残高、売掛金や買掛金の残高などを確認し、帳簿との突き合わせを行います。差異が見つかった場合は、原因を突き止め、速やかに修正を行いましょう。
帳簿チェックは、経営者自身で行うことが理想的ですが、店長やマネージャーに任せるのも一つの方法です。ただし、その場合は、経営者が帳簿の内容を定期的に確認し、適切な指示を与えることが大切です。
③ 今後のための帳簿管理体制の構築
飲食店が長期的に成長していくためには、継続的な帳簿管理体制の構築が不可欠です。経営者は、帳簿付けを単なる記録作業ととらえるのではなく、経営判断に役立つ情報源として活用する意識を持つことが大切です。
帳簿管理体制を構築するには、まず、経理担当者を決め、役割と責任を明確にします。必要に応じて、従業員の教育や専門家によるサポートを受けることも検討しましょう。
また、クラウド会計ソフトなどのITツールを積極的に活用することで、帳簿管理の効率化を図ることができます。リアルタイムで経営データを把握できる環境を整えれば、迅速で的確な意思決定が可能となるでしょう。
飲食店経営は、日々の営業活動に追われがちです。しかし、その一方で、帳簿管理を疎かにしては、健全な経営は望めません。帳簿付けを経営の基盤ととらえ、継続的な取り組みを行うことが、飲食店の成功への近道なのです。
飲食店が帳簿をつけていないときの対処法のまとめ
飲食店を経営していると、忙しさのあまり帳簿をつけるのが後回しになってしまうこともあるでしょう。でも、ちゃんと帳簿をつけていないと、いざというときに困ってしまいます。帳簿は、お店の収支を把握し、経営状況を正しく理解するために欠かせません。
帳簿をつけていなかったお店でも、あわてる必要はありません。過去の取引記録を集めて、できるだけ早く帳簿を作成しましょう。やり方がわからないときは、税理士さんに相談するのも一つの手です。そして、税務調査にそなえて、普段から帳簿と関連書類を整理しておくことが大切ですね。
これからは、こまめに帳簿をつけて、お店の経営を見える化していきましょう。記帳を習慣化し、定期的にチェックや修正を行えば、きっとお店の未来が開けてくるはずです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 帳簿をつけていない影響 | 青色申告の取り消し、追徴課税のリスク、仕入税額控除適用外、推計課税 |
| 飲食店の帳簿の付け方 | 現金出納帳の作成、手書きでの記帳、領収書等の整理、預金出納帳の作成 |
| クラウド会計ソフトの活用 | いつでもどこでも利用可能、レシート撮影での自動仕訳、銀行明細の自動取込、資金繰り管理機能 |
| 帳簿をつけていない場合の対処法 | 過去の取引記録の整理、税理士への相談、税務調査への備え |
| 帳簿管理の重要性 | 経営状況の正確な把握、定期的な帳簿チェックと修正、帳簿管理体制の構築 |
